Bắt đầu từ danh sách đúng, không chỉ từ nút tải
Tải nhiều hóa đơn có ích khi bạn cần bàn giao hồ sơ, kiểm tra chi phí hoặc lưu chứng từ theo kỳ. Việc quan trọng đầu tiên là chọn đúng MST, chiều hóa đơn và khoảng ngày. Một file tải thành công không tự chứng minh rằng bạn đã lấy đủ toàn bộ kỳ cần đối soát.
Inbot cung cấp báo cáo web để tìm, xem và xuất dữ liệu hóa đơn. Bạn có thể thử thao tác lọc trên demo dữ liệu mẫu trước khi kết nối tài khoản nguồn.
XML và PDF dùng vào việc gì?
- XML chứa dữ liệu có cấu trúc của hóa đơn, phù hợp để lưu trữ, kiểm tra các trường thông tin hoặc đưa vào quy trình đọc dữ liệu tương thích.
- PDF thuận tiện để đọc, in và trao đổi bản hiển thị. Khi phần mềm dựng PDF từ dữ liệu hóa đơn, đó là bản hiển thị do phần mềm tạo; không nên gọi mọi PDF là file gốc của nhà phát hành.
- Bảng kê giúp so sánh số lượng, tiền hàng và các chỉ tiêu trên danh sách. Cần đối chiếu lại các trường quan trọng khi chuyển sang sổ hoặc phần mềm kế toán khác.
Giữ XML cùng các hồ sơ giao dịch liên quan khi quy trình nghiệp vụ của bạn yêu cầu. Việc có XML hoặc PDF không thay thế bước đánh giá tính phù hợp của chứng từ.
Quy trình tải và kiểm tra
- Xác nhận nguồn. Trong Portal, kiểm tra trạng thái thiết lập và lần lấy dữ liệu thành công của MST cần làm việc.
- Chọn đúng bộ lọc. Mở báo cáo, đặt khoảng ngày và chiều mua vào/bán ra. Kiểm tra các điều kiện lọc còn hiệu lực trước khi xuất.
- Xem thử một hóa đơn. Đối chiếu MST người bán, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập và các khoản tiền với chứng từ cần xử lý.
- Tải theo lựa chọn của giao diện. Chọn loại file và phạm vi xuất phù hợp. Với kỳ có nhiều dữ liệu, chia theo khoảng ngày dễ kiểm tra và theo dõi kết quả từng lượt.
- Đối chiếu sau khi tải. Kiểm tra danh sách đã chọn, file tải được và các mục báo lỗi. Lưu riêng những hóa đơn cần thử lại để tránh nhầm “đã yêu cầu tải” với “đã có file”.
Khi thiếu dữ liệu hoặc tải chưa được
Trước tiên kiểm tra bộ lọc và thời điểm đồng bộ. Nếu kết nối nguồn đã hết phiên, thiếu quyền hoặc trả lỗi, hãy xử lý kết nối rồi thử lại đúng phần thiếu. Không dùng kết quả của kỳ khác để suy ra rằng kỳ hiện tại đã đủ hóa đơn.
Một PDF trống, file không mở được hoặc dữ liệu chi tiết chưa có cần được kiểm tra riêng. Khi cần hỗ trợ, cung cấp thời điểm lỗi, bước thao tác và thông báo hiển thị; tránh gửi mật khẩu tài khoản nguồn vào kênh chat hỗ trợ.
Kết hợp với các quy trình khác
Kế toán phụ trách nhiều khách hàng có thể áp dụng quy trình theo từng MST. Nếu muốn nhận tin và tra cứu qua điện thoại, xem hướng dẫn kết nối Bot. Điều kiện sử dụng dịch vụ và tổng tiền được hiển thị tại bảng giá.
Biên tập bởi Inbot · Cập nhật quy trình ngày 20/10/2026.