Từ một danh sách khách hàng đến quy trình đối soát rõ ràng
Khi phụ trách nhiều đơn vị, một danh sách hóa đơn tổng hợp chưa đủ. Bạn cần biết mình đang thao tác với khách hàng nào, nguồn dữ liệu đã cập nhật đến đâu và ai có quyền truy cập. Inbot tổ chức tài khoản và báo cáo theo mã số thuế (MST) để hỗ trợ những công việc đó.
Trang này phù hợp với kế toán dịch vụ và người quản lý hóa đơn của nhiều đơn vị. Trước khi kết nối, hãy có quyền sử dụng tài khoản tra cứu và thống nhất phạm vi công việc với từng khách hàng.
Quy trình đề xuất cho mỗi khách hàng
- Thêm hoặc liên kết đúng MST. Đăng nhập Portal, kiểm tra tên đơn vị và dịch vụ đang có. Một MST xuất hiện trong danh sách không tự động có nghĩa là dữ liệu thuế đã sẵn sàng.
- Mở “Thiết lập & trạng thái”. Xem tài khoản nguồn đã được cấu hình chưa, có lần lấy danh sách thành công hay chưa và có dấu hiệu lỗi mới hơn không.
- Chọn kỳ dữ liệu. Trên báo cáo, kiểm tra MST, chiều mua vào/bán ra và khoảng ngày trước khi lọc. Ghi lại khoảng thời gian bạn đã kiểm tra để tránh hiểu nhầm kết quả cũ là dữ liệu hiện tại.
- Đối chiếu chứng từ. So sánh danh sách với hồ sơ mua hàng, thanh toán và sổ theo dõi của khách hàng. Hóa đơn xuất hiện trong phần mềm vẫn cần được kiểm tra theo nghiệp vụ áp dụng.
- Bàn giao kết quả. Tải XML, PDF hoặc bảng kê theo nhu cầu. Chỉ chia sẻ cho người có quyền nhận dữ liệu của đơn vị đó.
Đọc trạng thái thiết lập đúng cách
| Trạng thái bạn thấy | Cách hiểu và bước tiếp theo |
|---|---|
| Chưa cấu hình tài khoản nguồn | Bổ sung kết nối của đúng MST trong Portal. |
| Đã cấu hình, chưa có bằng chứng lấy danh sách thành công | Kiểm tra kết nối và thực hiện đồng bộ trước khi dựa vào báo cáo. |
| Có lần lấy danh sách thành công | Xem thời điểm và khoảng ngày của lần đó. Kết quả rỗng cũng có thể là một lần tra cứu thành công. |
| Có lỗi mới hơn lần thành công | Rà soát lỗi và thử lại; dữ liệu cũ không chứng minh kết nối hiện tại đang hoạt động. |
Tách quyền truy cập và kênh nhận thông báo
MST được quản lý theo quyền đã gán cho tài khoản. Khi một nhân sự đổi phạm vi phụ trách, hãy rà soát lại quyền và các kênh Bot đã liên kết, thay vì dùng chung thông tin đăng nhập cho cả nhóm.
Nếu khách hàng cần nhận tin qua điện thoại, thực hiện liên kết Zalo hoặc Telegram từ Portal. Số kênh đã liên kết cho biết cấu hình tồn tại; nó không chứng minh mọi thông báo đã được giao thành công.
Dùng thử trước khi chuyển cả quy trình
Mở demo với dữ liệu mẫu để thử cách lọc và xem báo cáo. Sau đó, kết nối một MST được phép quản lý, kiểm tra một kỳ dữ liệu và so sánh với hồ sơ sẵn có. Khi kết quả phù hợp, bạn có thể bổ sung các khách hàng tiếp theo.
Phạm vi dịch vụ và thời hạn sử dụng được thể hiện trên bảng giá. Xem báo giá cho đúng MST và lựa chọn dịch vụ trước khi thanh toán.
Biên tập bởi Inbot · Cập nhật quy trình ngày 20/10/2026.