Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh: checklist 2026

Đăng ký HĐĐT gồm xác định đúng nghĩa vụ, chuẩn bị thông tin, gửi hồ sơ và kiểm tra kết quả chấp nhận. Việc mua phần mềm hoặc có mã số thuế chưa tự hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn.

1. Xác định trường hợp của hộ

Điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nghĩa vụ với hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp khác có nhu cầu có thể đăng ký theo quy định. Kiểm tra thêm hình thức HĐĐT phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.

2. Chuẩn bị thông tin

• Tên, địa chỉ, mã số thuế và thông tin người đại diện khớp đăng ký.
• Tài khoản giao dịch điện tử, email/điện thoại nhận thông báo.
• Loại hóa đơn, phương thức truyền dữ liệu và đơn vị cung cấp giải pháp phù hợp.
• Thông tin chữ ký số, ủy nhiệm lập hóa đơn nếu thuộc trường hợp cần dùng.

3. Gửi hồ sơ trên kênh chính thức

Truy cập cổng HĐĐT của cơ quan thuế hoặc thực hiện qua đơn vị cung cấp giải pháp theo quy trình được hỗ trợ. Dùng biểu mẫu đang áp dụng, kiểm tra dữ liệu trước khi ký/gửi. Lưu hồ sơ và mã tiếp nhận; không dựa vào tên nút trong ảnh cũ nếu giao diện đã đổi.

4. Kiểm tra thông báo kết quả

Đọc chấp nhận hay từ chối, ngày có hiệu lực và yêu cầu bổ sung. Khi bị từ chối, sửa đúng thông tin được yêu cầu rồi lưu hồ sơ gửi lại. Không phát hành hóa đơn chỉ vì đã bấm gửi đăng ký.

5. Tổ chức sử dụng sau đăng ký

1. Phân công người lập và kiểm tra hóa đơn.
2. Đối chiếu thời điểm lập theo nghiệp vụ tại Điều 9 Nghị định 254.
3. Lưu dữ liệu, kiểm tra truyền nhận và cách giao hóa đơn cho người mua.
4. Chuẩn bị quy trình xử lý sai sót, sự cố kết nối và đổi nhân sự.
5. Đối chiếu hóa đơn bán ra với đơn hàng, tiền nhận và tờ khai.

Vai trò của Inbot

Inbot hỗ trợ quản lý và đối soát hóa đơn khi kết nối được cấu hình. Kiểm tra phạm vi tích hợp cụ thể trước khi sử dụng; không mặc định Inbot là tổ chức truyền nhận HĐĐT được cơ quan thuế công nhận chỉ từ bài giới thiệu. Xem hướng dẫn kết nối và kiểm tra dữ liệu.