Cẩm Nang Hướng Dẫn Sử Dụng Inbot PRO Từ A-Z: Quản Lý Hóa Đơn & Trọn Bộ 7 Sổ Kế Toán Thông Tư 88

1. Đăng Ký & Đăng Nhập Nhanh Bằng Tài Khoản Google

Đây là phương thức thuận tiện và bảo mật nhất. Bạn không cần thiết lập mật khẩu phức tạp hay chờ xác nhận email. Chỉ với 1 cú nhấp chuột, hệ thống sẽ tự động khởi tạo tài khoản và kích hoạt gói dùng thử 30 ngày trọn vẹn.

Hình 1: Thao tác 1-Click đăng nhập bằng Google tại inbot.pro.vn/login

1. Bước 1: Truy cập vào địa chỉ inbot.pro.vn/login. Mặc định hệ thống sẽ mở sẵn tab "Google".
2. Bước 2: Nhấp vào nút "Sign in with Google" hoặc chọn tài khoản hiển thị trên popup một chạm. Hệ thống lập tức cấp quyền truy cập vào màn hình quản lý.

2. Đăng Ký Tài Khoản Mới Bằng Email Riêng

Nếu bạn muốn sử dụng email công việc riêng biệt (như ketoan@congty.com), bạn hoàn toàn có thể khởi tạo tài khoản độc lập.

Hình 2: Form đăng ký tài khoản mới bằng Email

1. Bước 1: Chuyển sang tab "Email" trên khung đăng nhập.
2. Bước 2: Bấm vào dòng chữ "Tạo tài khoản mới" phía dưới để hiển thị ô nhập Họ và tên.
3. Bước 3: Nhập chính xác Họ tên, Email và Mật khẩu (tối thiểu 6 ký tự).
4. Bước 4: Bấm "Đăng ký tài khoản mới" để hoàn tất.

3. Đăng Nhập Bằng Email Đã Có

Khi đã có tài khoản Email trước đó, bạn chỉ cần nhập thông tin đăng nhập để vào hệ thống.

Hình 3: Đăng nhập tài khoản Email

• Điền Địa chỉ Email và Mật khẩu đã đăng ký.
• Bấm nút "Đăng nhập bằng Email".
• Lưu ý: Nếu quên mật khẩu, bấm nút "Quên mật khẩu?" để nhận email khôi phục tức thì.

4. Tổng Quan Bảng Điều Khiển (Dashboard) Quản Lý Nhiều MST

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được đưa vào Dashboard (inbot.pro.vn/dashboard). Đây là trung tâm điều khiển cho phép bạn quản lý không giới hạn số lượng Mã số thuế trên cùng 1 tài khoản.

Hình 4: Giao diện Dashboard Quản lý Đa Mã Số Thuế

5. Thêm / Đăng Ký MST Mới Nhận 30 Ngày Dùng Thử Trọn Vẹn

Khi thêm MST mới, hệ thống tự động kích hoạt 30 ngày trải nghiệm miễn phí trọn bộ 3 công cụ (Inbot Hóa Đơn Điện Tử, Tool tự động POSIO, và Tool tự động VNPT HKD).

Hình 5: Hộp thoại Đăng ký MST mới dùng thử

1. ❶ Mã số thuế (*): Điền chính xác Mã số thuế của Hộ KD / Doanh nghiệp dùng để đăng nhập vào trang Cổng Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
2. ❷ Tên đơn vị / Hộ KD: Nhập tên cửa hàng hoặc tên đăng ký kinh doanh.
3. ❸ Mật khẩu Thuế HĐĐT: Nhập mật khẩu trang Tổng cục Thuế để Inbot tự động đồng bộ hóa đơn hàng ngày. (Mật khẩu được mã hóa chuẩn quân sự AES-256 an toàn tuyệt đối).
4. ❹ Gói dịch vụ: Tích chọn các công cụ bạn muốn trải nghiệm.
5. ❺ Bấm "Kích hoạt dùng thử 30 ngày" để hoàn tất.

6. Liên Kết MST Có Sẵn Vào Tài Khoản Bằng Mã Cấp Quyền

Tính năng độc quyền dành cho Kế toán viên tự do và Công ty dịch vụ kế toán: Bạn có thể quản lý 20, 50 hay 100 Mã số thuế trên cùng 1 tài khoản cá nhân mà không cần khách hàng phải chia sẻ mật khẩu đăng nhập hay mật khẩu Thuế.

Hình 6: Hộp thoại liên kết MST vào tài khoản bằng Mã cấp quyền

1. ❶ Nhập Mã số thuế đã có trên hệ thống Inbot.
2. ❷ Nhập Mã cấp quyền (do chủ sở hữu MST gửi cho bạn).
3. ❸ Bấm "Xác nhận liên kết". Ngay lập tức đơn vị này sẽ hiển thị trên Dashboard của bạn với vai trò Ủy quyền.

7. Quản Lý & Tạo Mã Ủy Quyền Cho Kế Toán Viên

Chủ hộ kinh doanh có thể chủ động cấp mã, đổi mã hoặc thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào.

Hình 7: Khung quản lý mã cấp quyền và cú pháp gửi nhanh cho Kế toán

• ❶ Bấm nút "🎲 Tạo mã ngẫu nhiên" hoặc tự gõ mã bảo mật theo ý muốn.
• ❷ Khung bên dưới sẽ tự động soạn sẵn tin nhắn hướng dẫn kế toán.
• ❸ Bấm nút "📋 Sao chép" để gửi ngay qua Zalo, Messenger hoặc Email.
• ❹ Bấm "💾 Lưu mã cấp quyền mới" để kích hoạt.

8. Gia Hạn Gói Dịch Vụ Tự Động Qua VietQR (Ưu Đãi Giảm Đến 20%)

Inbot PRO hỗ trợ cổng thanh toán VietQR tự động 24/7. Ngay khi chuyển khoản thành công, hạn sử dụng mới được cộng dồn lập tức trong vòng 30 giây.

Hình 8: Giao diện gia hạn dịch vụ và chiết khấu Combo tự động

9. Quét Hóa Đơn & Kiểm Tra Rủi Ro Người Bán Bỏ Trốn

Hệ thống tự động đồng bộ hóa đơn mua vào từ Cổng Thuế và rà soát chéo mã số thuế người bán với cơ sở dữ liệu doanh nghiệp rủi ro cao của Tổng cục Thuế.

Hình 9: Màn hình kiểm soát hóa đơn và lọc hóa đơn nghi ngờ rủi ro

1. ❶ Bấm nút "Lấy hóa đơn mới" ở menu bên trái để quét cưỡng bức toàn bộ hóa đơn vừa phát sinh.
2. ❷ Tại bộ lọc trạng thái, chọn "⚠️ HĐ Nghi ngờ / Rủi ro" để hiển thị danh sách các hóa đơn có người bán đang bị ngưng hoạt động, đóng MST hoặc bị cảnh báo trốn thuế.
3. ❸ Bấm nút "Xuất Excel" để tải bảng kê chi tiết có đầy đủ tên hàng, số tiền, thuế suất và cảnh báo.

10. Trọn Bộ 7 Sổ Kế Toán HKD Chuẩn Thông Tư 88/2021/TT-BTC

Điểm mạnh vượt trội của Inbot PRO: Hệ thống tự động tạo đủ 7 mẫu sổ kế toán theo Thông tư 88 từ hóa đơn điện tử mà không đòi hỏi người dùng phải có chuyên môn kế toán sâu.

Hình 10: Giao diện Sổ chi tiết doanh thu S1-HKD và cụm nút xuất 7 sổ

Tính năng độc quyền trên thanh công cụ:

• Nút 📦 Xuất Trọn Bộ 7 Sổ (Excel): Chỉ cần 1 cú click chuột, toàn bộ 7 sổ sẽ được đóng gói vào 1 file Excel đa sheet chuẩn đẹp, sẵn sàng nộp cơ quan thuế.
• Nút 🖨️ In Sổ Chuẩn A4: In trực tiếp từng mẫu sổ ra khổ A4 ngang hoặc dọc, có sẵn dòng ký tên của Người lập biểu và Chủ hộ kinh doanh.
• Nút 📑 Tờ khai 01/CNKD & Tối ưu Thuế: Dự toán trước số thuế GTGT và TNCN phải nộp theo từng quý dựa trên doanh thu thực tế.

11. Quản Lý Chi Phí Hợp Lệ & Đối Soát Sổ S3-HKD

Sổ chi phí S3 giúp hộ kinh doanh tập hợp đầy đủ chi phí hợp lệ được trừ, giảm thiểu nguy cơ bị ấn định thuế do thiếu chứng từ chi phí.

Hình 11: Quản lý chi phí kinh doanh trên Sổ S3-HKD

• ❶ Thêm chi phí ngoài HĐ: Ghi nhận các khoản chi hợp lý không có hóa đơn đỏ (thuê bốc vác, tiền chợ tươi sống, chi tiếp khách nhỏ).
• ❷ Lấy lương từ S5: Tự động kéo tổng chi phí nhân công từ Sổ lương S5 vào cột chi phí nhân công của Sổ S3.
• ❸ Đối soát HĐ GDT & HKD: Chống sót chứng từ, so sánh đối chiếu giữa hóa đơn Tổng cục Thuế và phần mềm kế toán.

12. Kết Nối Bot Zalo & Telegram Nhận Báo Cáo Tự Động 24/7

Bạn không cần phải bật máy tính mỗi ngày để kiểm tra hóa đơn. Inbot PRO tích hợp trợ lý Bot gửi tin nhắn thông báo về điện thoại ngay khi có hóa đơn mua vào mới.

Hình 12: Hộp thoại kích hoạt liên kết Zalo Bot và Telegram Bot

1. ❶ Bấm nút "🤖 Bot" trên thẻ MST tại Dashboard. Hệ thống sinh mã liên kết bảo mật có cú pháp /link <mã>.
2. ❷ Bấm nút "Sao chép" mã lệnh.
3. ❸ Nếu dùng Zalo: Bấm "Mở Zalo Bot", dán mã vào khung chat và gửi tin nhắn.
4. ❹ Nếu dùng Telegram: Bấm "Mở Telegram Bot", bot sẽ tự động liên kết ngay khi bạn bấm nút Start.